Extrait d’une note à l’intention des maires émise par le Conseil général de l’Ardèche:

 » Les documents issus de la gestion communale envoyés par les communes dans les services de l’État depuis 1983 ne sont plus conservés que 5 ans avant élimination.

Les mairies ne peuvent plus compter sur les Archives départementales pour retrouver un arrêté, une délibération ou tout autre document qu’ils ne retrouvent plus en mairie.

Le maire est responsable au civil et au pénal de l’ensemble des archives de la commune. Une vigilance accrue des maires sur leurs obligations en matière de conservation d’archives communales consécutivement aux lois de décentralisation a été demandée par la circulaire :

Article 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926:

Le Maire dresse un récolement des archives après chaque renouvellement de municipalité. Ce récolement accompagne un procès-verbal de prise en charge des archives établi en 3 exemplaires : Un pour le maire sortant (ou ses héritiers), un pour les archives de la commune et un pour la préfecture qui transmet aux archives départementales.

Article L 2321-2 2 du CGCT

Les dépenses obligatoires comprennent notamment: Les frais de conservation des archives communales (qui prennent à la fois l’achat de chemises et de boîtes, classement, la reliure de l’état civil ou encore l’aménagement d’un local dédié aux archives.)